Có nhiều phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả và tăng năng suất làm việc. Tom’s Notes xin giới thiệu những kỹ thuật của Phương Pháp làm việc Pomodoro để giúp bạn tăng hiệu suất làm việc để cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Giới thiệu về phương pháp Pomodoro

Khái niệm về phương pháp Pomodoro được sáng tạo và phát triển bởi một CEO người Ý tên là Francesco Cirillo, với phần mềm có tên là Pomodoro Technique.

Phương pháp này được nghiên cứu và phát triển dựa trên tâm lý và thần kinh học. Áp dụng những hiểu biết về cơ thể và về khả năng tập trung của con người, để chúng ta sắp xếp thời gian làm việc của mình tốt hơn.

Pomodoro trong tiếng Ý nghĩa là quả cà chua. Phương pháp này được biết đến như chiếc đồng hồ nhắc nhở có hình quả cà chua màu đỏ.

Sử dụng phương pháp Pomodoro ở đâu?

Phương pháp này phù hợp cho tất cả mọi người trong mọi ngành nghề. Chúng ta hãy tìm hiểu những ý tưởng để áp dụng tối ưu nhất cho mỗi ngành nghề khác nhau.

• Dân văn phòng: Phương pháp này giúp những người làm việc văn phòng sử dụng 8 tiếng trong thời gian làm việc chính thức của mình hiệu quả nhất. Bằng việc chia nhỏ những công việc và dự án cần làm, đặt vào những khoảng thời gian hợp lý. Ưu tiên giải quyết những công việc cần thiết và tiếp tục chuyển sang việc khác sau khi đã hoàn thành.
• Nhà văn, nhà viết sách và người làm sáng tạo: Với đặc tính của công việc, họ phải ngồi làm việc liên tục, tập trung trong thời gian dài, và dẫn đến những bệnh nghề nghiệp liên quan đến xương, khớp, cơ như đau lưng, mỏi cổ, mệt mỏi, tê chân… Bằng cách áp dụng phương pháp này, không những giúp họ tạo ra chu kỳ làm việc hợp lý hơn, thoãi mái cho cơ thể, mà còn giúp họ duy trì tính nhất quán để hoàn thành tác phẩm đúng thời gian dự kiến.
• Lập trình viên, IT: Bằng việc chia nhỏ mục tiêu, xác định cụ thể những nhiệm vụ cần thiết phải hoàn thành. Dành thời gian thư giãn nghỉ ngơi giữa những nhiệm vụ và quay lại với công việc lập trình một cách tỉnh táo và sáng suốt hơn.
• Học sinh, sinh viên: Phát huy hiệu quả rõ rệt và nhận được những lợi ích của phương pháp này nhất đó chính là áp dụng cho việc học tập. Những tiến bộ có thể thấy được đó là tăng tốc độ học thuộc bài, cảm thấy việc học nhanh và dễ dàng tiếp thu hơn, tăng tính tập trung, hoàn thành việc viết luận một cách trôi chảy, hoàn thành bài tập, bài luận kịp thời gian, và hình thành thói quen làm việc tập trung và có năng suất.
• Phụ huynh: Các bậc phụ huynh cũng có thể sử dụng phương pháp này trong việc dạy dỗ con cái từ những việc nhỏ cho đến việc hình thành những thói quen đúng giờ giấc và ngăn nắp, trật tự.

Kỹ thuật phương pháp Pomodoro và cách thực hiện

Nguyên tắc cơ bản của phương pháp này là: làm việc tập trung trong vòng 25 phút và sau đó, dành ra 5 phút để nghỉ ngơi, thư giãn. Sau 4 lần làm việc kéo dài, sẽ dành ra thời gian thư giãn dài hơn.

Đồng hồ nhắc giờ cho bạn có thể là một ứng dụng pomodoro, hoặc ứng dụng lịch calendar. Mình thì thường kết hợp kế hoạch lập trên calender và những bản nhạc để làm việc theo phong cách pomodoro. Mình sẽ bật nhạc khi bắt đầu làm việc, và theo dõi thời gian qua đồng hồ hiện lên trên bản nhạc.

Kỹ thuật làm việc với phương pháp pomodoro được chia thành 5 bước đơn giản để thực hiện theo trình tự như sau:

• Bước 1: Chia nhỏ những công việc thành những nhiệm vụ nhỏ để có thể hoàn thành được trong vòng 25 phút.
• Bước 2: Cài đặt lịch hay ứng dụng nhắc nhở, bấm giờ với khoảng thời gian vừa đủ để hoàn thành, thường thì khoảng thời gian cài đặt là 25 phút.
• Bước 3: Tập trung và dành hết sự nổ lực để hoàn thành nhiệm vụ trong vòng 25 phút. Tránh tất cả những sự xao nhãng để làm bạn mất tập trung hay lãng phí thời gian.

Nếu hoàn thành công việc sớm hơn thời gian dự kiến, hãy dành thời gian còn lại để kiểm tra, rà soát lại một lần nữa, đảm bảo chất lượng công việc tốt nhất.

Nếu có bất kỳ phần việc nào phát sinh, hoặc những việc gấp xảy đến, hãy ghi lại vào sổ nhắc việc và nhanh chóng tập trung trở lại để hoàn thành công việc đang làm.

• Bước 4: Sau khi hoàn thành xong một pomodoro, hãy dành cho bản thân 5 phút nghỉ ngơi thư giãn, tận hưởng khoảng thời gian sau khi hoàn thành công việc. Một số ý tưởng về những hoạt động bạn có thể làm trong 5 phút giải lao là:

Massage, xoa bóp nhẹ nhàng cổ vai, mặt

Tập yoga, tập bài tập thể dục ngắn

Đi dạo ra bên ngoài phòng làm việc

Uống trà, cà phê hay uống thêm nước

Ăn trái cây, đồ ăn nhẹ.

Nghe nhạc hoặc hát bài hát yêu thích

• Bước 5: Sau 4 chu kỳ pomodoro liên tục, hãy dành cho mình thời gian nghỉ ngơi dài hơn, khoảng từ 10 đến 30 phút tùy theo khả năng hồi phục sự tập trung và yêu cầu công việc của mỗi người.

Cách sử lý những gián đoạn xảy ra trong quá trình làm việc

Cuộc sống cũng như công việc không bao giờ suôn sẻ theo cách mà chúng ta mong muốn. Sẽ có nhiều sự việc hay vấn đề bất ngờ xảy đến, lôi kéo chúng ta ra khỏi sự tập trung vào những điều ta thật sự quan tâm. Để thực hành phương pháp pomodoro thành công, Tom’s Notes xin gợi ý cho bạn cách xử lý những gián đoạn không mong muốn xảy đến trong thời gian làm việc.

• Thông báo: Hãy trình bày với động nghiệp, quản lý của bạn về phong cách làm việc của bạn, cách xử lý vấn đề, thói quen và phương pháp xử lý công việc để mọi người có thể hỗ trợ và phối hợp với bạn tốt hơn. Hãy đề cập và giải thích về phương pháp làm việc hiệu quả Pomodoro và những ích lợi của phương pháp này đem lại. Hãy chia sẻ lịch làm việc của bạn cho quản lý và đồng nghiệp của bạn biết nếu điều đó thuận tiện hơn cho bạn.

Quan trọng, hãy cho mọi người biết bạn đang thực hiện phương pháp này để tăng hiệu suất và chất lượng công việc của bạn.

• Thương lượng: Trong trường hợp có ai đó mang đến những công việc hay vấn đề phát sinh, hãy nhanh chóng thương lượng thời gian tốt nhất và thống nhất đưa nó vào kế hoạch làm việc của bạn trong thời điểm tốt nhất. Bí quyết: Nếu việc gì có thể hoàn thành được trong vòng 5 phút, hãy làm nó ngay lập tức với tất cả sự nhiệt tình giúp đỡ của bạn.
• Bám sát kế hoạch: Bằng cách đưa mọi nhiệm vụ của dự án vào bảng kế hoạch và thời gian thực hiện của bạn. Sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn cho việc cài đặt pomodoro cho mỗi ngày làm việc của bạn. Theo sát kế hoạch làm việc và thay đổi thứ tự công việc hoặc thêm bớt công việc cho phù hợp nhất với thực tế cũng như yêu cầu của công việc.
• Làm việc nhóm: Dành thời gian để thảo luận với nhóm hoặc đồng nghiệp của bạn về những việc đã hoàn thành, đang làm hoặc chuẩn bị thực hiện, sau đó, đưa vào kế hoạch và thực hiện nó trong khoảng thời gian hợp lý nhất.

Lời Kết:

Bằng cách sử dụng phương pháp pomodoro, chúng ta sẽ phát triển khả năng tập trung cao độ để hoàn thành công việc trong thời gian nhanh nhất, kiểm soát tốt nhất thời gian và khối lượng công việc, và nâng cao hiệu suất làm việc cũng như chất lượng công việc.

Hi vọng rằng bài viết này sẽ mang đến cho bạn những ý tưởng mới cho một công việc thuận lợi và cuộc sống cân bằng.

Chúc bạn thành công!